“O Município de Famalicão precisava de uma plataforma que garantisse a integridade e a certificação de todos os elementos instrutórios dos processos em formato digital. Para isso, recorremos à solução ePaper, porque garante essa integridade dos documentos e, no futuro, [garantirá] a submissão dos processos online.”

Arquiteta Francisca Magalhães | Diretora do Departamento de Urbanismo
   Município de Vila Nova de Famalicão

Município de Vila Nova de Famalicão

Vila Nova de Famalicão é uma cidade portuguesa, sede de concelho com o mesmo nome com cerca de 140 000 habitantes (133 048 habitantes segundo census 2011) com uma área de 201,59 km²

É sede de um município com 202,57 km² de área, e 64,560 habitantes (2011) subdividido em 4 freguesias. O município é limitado a norte pelo município de Braga, a leste por Guimarães, a sul por Santo Tirso e Trofa, a oeste por Vila do Conde e Póvoa de Varzim e a noroeste por Barcelos.

Localizado bem no coração do Minho, Vila Nova de Famalicão beneficia da beleza de uma paisagem verdejante, marcada por montes e vales. Nascido para a história em 1205, com atribuição do foral pelo rei D. Sancho I, o concelho famalicense é, atualmente, um importante polo cultural, industrial, comercial e agro-pecuário.

Com empresas que são referência nacional e internacional nos sectores do têxtil, do calçado, da alimentação, das obras públicas e da produção de pneus, Famalicão é, sem dúvida, um concelho com marca!

Para fazer face às necessidades dos seus 140 000 habitantes, o Município de Famalicão modernizou o seu serviço de obras particulares, com a implementação da solução ePaper Mind.

Neste caso de estudo recolhemos o feedback da Arquiteta Francisca Magalhães, Diretora do Departamento de Urbanismo do Município de Vila Nova de Famalicão, relativamente à implementação da solução.

Desafio:

Qual o processo a melhorar?
A Câmara de Famalicão precisava de uma plataforma que garantisse a integridade e a certificação de todos os elementos instrutórios dos processos em formato digital, bem como a organização dos documentos que constam num processo de obras particulares.

Quais os principais problemas que enfrentava?
Tempo de espera que tínhamos com os processos físicos desde que entravam na secretaria ou balcão único até chegarem aos técnicos para análise. Por outro lado, o aspeto da pegada ambiental. A digitalização permite libertar-nos do papel e isso tem vantagens óbvias para o ambiente.

Solução:

O que levou a Câmara Municipal de Vila Nova de Famalicão a decidir implementar o sistema ePaper?
A Câmara de Famalicão já tinha um sistema de gestão documental dos processos de gestão urbanística, no entanto precisava de uma plataforma que garantisse a integridade e a certificação de todos os elementos instrutórios dos processos em formato digital. Para isso, recorremos à solução ePaper, porque garante essa integridade dos documentos e, no futuro, [garantirá] a submissão dos processos online.

Como é que avalia a interação com a Mind ao longo de todo o processo, desde o início até agora?
A interação foi positiva, claro que foi num período mau, no sentido em que estamos numa situação de confinamento decorrente da pandemia de covid-19, portanto tivemos de nos adaptar a essas circunstâncias e acabámos por ter de fazer as formações via web. No entanto, foram feitas e correram bem, e neste momento também temos pessoas dentro da própria organização que já estão dentro do sistema e estão em constante articulação com a Mind, para poderem elas próprias também dar apoio aos colegas. Por isso, de certa forma, conseguimos ultrapassar essas dificuldades e estamos neste momento já numa fase de cruzeiro de implementação do sistema.

Resultados:

As vantagens para o Município e para o cidadão?
Já conseguimos perceber que as principais vantagens, para já, são a receção organizada dos elementos, a diminuição do erro humano na análise e também na receção dos elementos, e a disponibilização quase imediata dos elementos instrutórios para análise dos técnicos (mal entra no balcão único e é inserido na plataforma, os técnicos têm logo acesso).

Para os cidadãos haverá os benefícios quando conseguirem submeter os processos online, pela plataforma, porque já não terão de se deslocar ao município para esse efeito, para além de que quando submetem o processo sabem que efetivamente entregaram os elementos corretos, porque a plataforma permite avisar e apenas deixa submeter os processos quando eles já estão devidamente instruídos. Isso é uma vantagem, eles não têm que perder tempo.

Inclusivamente, temos processos de técnicos que não vivem no concelho, portanto isso vai facilitar-lhes também a entrega dos elementos para análise.

Em síntese

Se pretende prestar um serviço de qualidade e transparente para o cidadão, a Mind é uma boa opção.