Filipe Baptista de Almeida, técnico da Divisão de Sistemas Inteligentes e de Informação da Câmara Municipal de Guimarães, desenvolveu um estudo sobre os impactos do módulo Atendimento Online, da solução mindePaper, naquele município, revelando um incremento em “produtividade, rapidez, eficácia e desempenho” no trabalho dos serviços de Urbanismo. O estudo foi desenvolvido no âmbito de uma dissertação do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão de Sistemas de Informação, da Escola de Engenharia da Universidade do Minho, sob a orientação do Professor Doutor João Eduardo Quintela Varajão. 

Colocada em produção a 8 de junho de 2020, a designada Plataforma de Urbanismo Digital da CM Guimarães pretendia “eliminar o papel de todas as interações no âmbito da gestão urbanística”, e também fazer “uma análise mais transparente, mais célere e mais eficiente [dos processos]”, segundo se pode ler no estudo. 

Para analisar o cumprimento destes objetivos e do seu reflexo no trabalho dos utilizadores internos e externos ao Município, Filipe de Almeida recorreu a uma metodologia baseada no Modelo de Sucesso de Sistemas de Informação de DeLone &McLean (2016) com aplicação de inquéritos a 360 utilizadores e avaliação dos deliverables (resultados). 

Perfil dos utilizadores do ePaper no Município de Guimarães

Segundo os dados recolhidos por aquele investigador em 2020, havia registados na Plataforma de Urbanismo Digital 2.809 requerentes, com 5.571 requerimentos submetidos.

1.      Quem são os utilizadores internos do Município: 50% são colaboradores da Divisão de Gestão Urbanística.
2.      Quem são os utilizadores externos do Município: 63,4% são maioritariamente arquitetos ou engenheiros.

No que respeita ao tipo de trabalho desempenhado pelos utilizadores internos na Plataforma, eles utilizam-na principalmente para gerir os processos submetidos, para registar requerimentos e para criar taxas urbanísticas. Os utilizadores externos servem-se da Plataforma para submeter documentos e peças desenhadas de operações urbanísticas e para consultar dados de pedidos em fase de tramitação.

Resultados e avaliação de qualidade da Plataforma de Urbanismo

Apurados os resultados do estudo de Filipe de Almeida, algumas das conclusões revelam o impacto positivo da Plataforma, que “permite realizar o trabalho de uma forma mais eficiente”, que dispõe de informação “útil, correta, relevante e confiável”, e em que se verifica que ela é “utilizada regularmente, prevendo-se que continue a ser usada no futuro”.

Para os utilizadores externos, destaca-se que a “Plataforma de Urbanismo Digital veio permitir que a sua organização melhorasse a eficiência administrativa”, sendo que o “maior impacto operacional” foi a “utilização da Plataforma para submeter processos necessários”. Para os utilizadores internos, sublinha-se que “houve um impacto positivo (…) em termos de desempenho, eficácia ou facilidade”. Foi ainda possível concluir que, na perceção dos utilizadores internos, “a Plataforma de Urbanismo Digital veio permitir à Câmara Municipal de Guimarães melhorar os serviços externos que presta, a eficiência administrativa e a sua produtividade”.

De um modo geral, o “incentivo das chefias (incluindo a presidência) para que os utilizadores internos utilizem a plataforma” é um dos elementos de destaque que tem justificado o sucesso do ePaper na desmaterialização de processos urbanísticos na administração pública.